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Compte rendu de la réunion du 29 novembre 2016

 

Présents : Christian Nespoulous, Romain Azemar, Karim Choquet, Marjorie Albenge Choquet, Sylvain Boutonnet, Samuel Boutonnet, Dominique Fistié, Eric Costes, Daniel Dondelli, Fabrice Rozier.
Excusés : Vanessa Kysel, Yann Auffret, Sébastien Verlhac.
Pas de nouvelles : Leny Bonsirven.

Sylvain présente l’équipe « française » définitive. Par rapport aux engagements pris lors de la première réunion, Joël et Kinou se sont désistés mais sont prêt à continuer de filer un coup de main à l’organisation. Leny Bonsirven et Romain Azemar ont rejoint l’équipe.
L’équipe au départ de France est composée donc de 14 personnes.

Mis à part Hamid, nous ne connaissons pas encore la composition de l’équipe « marocaine ».

Budget Prévisionnel 
Joël et Sylvain ont préparé le budget prévisionnel, il a été adressé à tous les participants. Ce dernier sera modifié par Sylvain pour intégrer le matériel que nous achèterons en détaxe.

Détaxe
Marjorie s’est occupé du dossier de détaxe. Nous avons obtenu une autorisation d’achat de matériel détaxé pour un montant global de 30 000 €.
Quelques fournisseurs seront contactés pour grouper les achats (Expé, Vieux Campeurs, Décatlhon…). MTDE sera aussi contacté mais vu que la société est espagnole, il n’y aura certainement pas de détaxe. Une remise sera négociée.
Les commandes personnelles de matériel technique seront centralisées par le CDS qui intégrera le montant des achats de matériel personnels au budget de l’expé.
Dominique et Marjorie s’occupent de contacter les fournisseurs pressentis pour négocier les commandes en détaxe.

CREI/Parrainage FFS
Lors de la précédente réunion, Vanessa s’était proposée pour monter le dossier d’agrément CREI et de parrainage fédéral.
Marjorie pour la détaxe avait besoin d’une attestation fédérale. Selon la FFS, Le parrainage fédéral faisait office d’attestation. Marjorie a donc rempli le dossier de demande de parrainage sans savoir que parrainage et agrément CREI n’était qu’une seule et même chose.
Du coup le dossier CREI est fait. Nous ne pourrons cependant prétendre au statut d’expé nationale car la demande devait être déposée au moins un an avant le début de l’expédition.
Dans le cadre de l’agrément CREI, la déclaration de l’expédition auprès de l’ambassade de France au Maroc sera faite par la CREI.


Demande subvention CSR
Sam a fait la demande au CSR, mais le CSR ne veut pas engager de dépenses sans concertation avec Languedoc Roussillon avant la fusion. La demande sera donc discutée lors de la réunion inter-région du 18 décembre 2016.
Subvention CDS 31
Vanessa a déposé une demande auprès du CDS 31. L’étude de cette demande est, pour des questions budgétaires reportée à 2017.


Autre partenaires acquis
Le CAF de Casablanca prendra en charge le salaire d’Hamid pendant l’expé. Le CDS n’aura donc rien à assumer de ce côté-là. De plus, une aide de 1000 € est aussi quasiment assurée par le CAF.
Une opportunité semble ouverte avec Béal Maroc, Hamid suit ce dossier et nous tiendra au courant.
Recherches de partenaires et sponsors :
Dominique souhaite savoir s’il y a des méthodes ou astuces pour démarcher des partenaires. Il n’y a pas de meilleure méthode que le contact direct avec la plaquette de l’expédition. Une fois le contact pris, une demande formelle et officielle peut être adressée par mail.
En dehors des demandes que chacun effectuera auprès de ses propres contacts, nous établissons la liste des partenaires à contacter :
Conseil départemental : Fabrice demande un rendez-vous à Mme Delahaye Marzin en décembre.
Crédit Agricole Nord Midi-Py : Il faut prendre rendez-vous avec le directeur de l’Agence de Carmaux en janvier, Fabrice et Sylvain s’en occupent.
Conseil Régional Occitanie : Prendre contact avec un élu Régional – Mme Catherine Pinol en Janvier, Sylvain s’en occupe.
Creuser la piste des réserves parlementaires : Sam voit avec Sylvie Bibal.
Contacter MAIF en janvier, Sylvain s’en occupe.

Fabrice négociera l’achat de boites (pâtés, tripous, friton) et la saucisse pour le congrès auprès de la boucherie Henriques : Les boites seront vendues sur le congrès.
Marjorie se renseigne auprès du Rotary Club (Mme Martin). Le Rotary avait soutenu l’expédition 2007. Elle voit aussi Super U et les caves de Labastide.
Sylvain se renseigne pour la confrérie de l’échaudé et Festi’média.
Samuel creuse la piste Antargaz et voit aussi avec la mairie de Carmaux pour tenir les buvettes des marchés de nuit durant l’été 2017.
Nestor contacte une de ses connaissances pour avoir des infos sur l’achat de radios Icom.


Démarches et administration :
Chacun doit veiller à avoir un passeport à jour et valable avant avril/mai. Sylvain diffusera une note spécifique à ce sujet.
Pour faciliter le passage des douanes Nestor se renseigne sur le statut de groupe.
Une fiche de renseignements personnels et sanitaires sera à remplir
Il faut que chacun vérifie les garanties de son assurance rapatriement (lié au contrat auto, habitation voir à la carte bleu). Attention l’assurance FFS n’est pas bien placée à ce niveau.
Nous créerons un dossier avec les photocopies des papiers de tous afin de faciliter les démarches en cas de perte ou de vol.
Transports :
Avion pas la peine de s’en occuper avant les mois d’avril / mai
Bateau : 2 fourgons + 4 personnes partiront 2 jours avant pour gérer la logistique. Les frais de ces véhicules, tarifs kilométriques seront pris en charge au tarif fédéral soit 0.306 € du Km.

questions subsidiaires :
Sylvain diffuse par We transfer l’inventaire du Maroc aux participants.
Nestor voit les soucis de cartes topo du Maroc
Joël et Daniel ont fait la liste du matériel CDS disponible en fonction de cette liste nous établirons celle du matériel à acheter.